Automatiser la prise de rendez-vous en ligne

Automatiser la prise de rendez-vous en ligne

Nos comportements sur internet évoluent au fil des années. Alors qu'il y a encore quelques années la prise de rendez-vous en ligne était raremement utilisée, elle est aujourd'hui la norme pour beaucoup.

  • Besoin d'un rendez-vous médical ? Doctolib.
  • Besoin d'un coiffeur ? Planity.
  • Besoin de réserver dans un restaurant ? La Fourchette.
  • Besoin de réserver dans un hôtel ? Booking.

Les exemples sont nombreux et montrent bien que ce comportement est de plus en plus ancré dans nos habitudes sur internet. La période sanitaire que le monde entier a connu a d'autant plus renforcé ces réflexes. En effet, il n'est pas rare aujourd'hui de voir des sociétés fonctionner en télétravail. Tirant ainsi profit des différents outils d'automatisation qu'offre le marché actuellement.

En tant qu'entreprise vous avez besoin d'établir un premier contact avec votre potentiel client au moment ou son intérêt pour votre entreprise est au plus haut. Pour cela, rien de mieux que de proposer une prise de rendez-vous sur votre site web.

Pourquoi utiliser un outil de prise de rendez-vous en ligne ?

Si vous êtes habitué de la prospection vous avez inévitablement remarqué que les tâches autour de la gestion des rendez-vous sont extrêmement chronophages. On peut par exemple citer les nombreuses communications par e-mail afin de convenir avec votre client d'une date et d'un créneau.

Heureusement il exite de nombreux services vous permettant de réduire le temps consacré à la gestion de cette mission : Calendly, ClicRDV, Timify ou encore SimplyBook.

Le mode de fonctionnement d'un outil de planification est très simple et se rapproche de celui d'un agenda en ligne (comme Google Agenda par exemple). Vous saisissez vos disponibilités dans votre outil puis configurez les différents paramètres qui s'offrent à vous. Une fois cette étape effectuée vous pouvez partager votre lien de prise de rendez-vous ou l'intégrer sur votre site web en faisant appel à une agence web.

Désormais vos clients peuvent prendre un rendez-vous en totale autonomie en fonction des créneaux qui leurs conviennent. Vous offrez ainsi une expérience utilisateur fluide et sans frustration à vos clients. Plus besoin d'échanger des e-mails ou appels téléphoniques afin de convenir d'un rendez-vous ! Tout est centralisé en un seul et même endroit dans un logiciel qui peut également vous servir de CRM ou être relié à un CRM (comme HubSpot par exemple).

Lorsqu'un nouveau créneau est réservé par un client vous recevrez une notification par e-mail. Votre client reçoit également une notification de rappel (e-mail ou SMS) avant le rendez-vous.

En utilisant un outil de planification de rendez-vous en ligne vous offrez à vos clients la possibilité de prendre rendez-vous en quelques clics avec un membre de votre équipe.

Quels sont les avantages ?

Quel que soit votre secteur d'activité et votre configuration au sein de votre entreprise vous trouverez presque toujours un outil adapté à vos besoins. Si ce n'est pas le cas, vous pourriez peut être faire développer une application web sur mesure par une agence web.

Cette digitalisation et automatisation de votre gestion de prise de rendez-vous en ligne présente des avantages considérables.

  • Votre calendrier est disponible à toute heure.
  • Vous gagnez un temps précieux vous permettant de vous concentrer sur votre coeur de métier.
  • Vous diminuez considérablement les rendez-vous oubliés grâce au rappel automatique de votre outil.
  • Vous pouvez intégrer votre lien de prise de rendez-vous partout ou cela vous semble pertinent :
    • Sur votre site web.
    • Sur votre fiche Google My Business.
    • Dans votre signature d'e-mail.
    • En extrapolant, vous pourriez même créer un QR Code (vers votre page de prise de rendez-vous) et le placer sur vos cartes de visite.

Quelles sont les fonctionnalités ?

Parmi les vastes fonctionnalités qu'offre Calendly voici celles qui retiennent notre attention :

  • Vous pouvez connecter jusqu'à 6 calendriers différents pour éviter les réservations en double. Cette fonctionnalité est compatible avec la majorité des calendriers : Google, Outlook, Microsoft et iCal (Apple).
  • Vous pouvez créer des workflows infinis en combinant Zapier et Calendly ensemble.
  • Vous pouvez définir sur quelle plateforme vous souhaitez que le rendez-vous ai lieu (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, etc ...).
  • Vous pouvez planifier des rappels et des confirmations de présence par e-mail ou SMS afin d'améliorer votre taux de participation.
  • Vous pouvez monétiser vos rendez-vous en intégrant un paiement par Stripe ou PayPal au moment de la prise de rendez-vous.

Nous vous conseillons de visiter le site internet de Calendly pour en apprendre encore plus sur leur outil.

Si vous cherchez à digitaliser et automatiser les processus de votre entreprise n'hésitez pas à prendre contact avec notre équipe.

Anthony RubioAnthony Rubio

Anthony Rubio

Besoin d'automatiser la gestion de vos rendez-vous ?